Cara membuat peraturan perusahaan menjadi satu hal penting yang harus diketahui jika perusahaan milik Anda sedang dirintis sebagai perusahaan yang berbadan hukum. Peraturan perusahaan merupakan sebuah pedoman atau aturan untuk tata kelola perusahaan khususnya yang berhubungan langsung dengan operasional perusahaan. Peraturan perusahaan dibutuhkan keberadaannya sehingga pebisnis dan pekerja bisa menjalankan hak serta kewajibannya secara maksimal tanpa adanya perselisihan.
Materi Peraturan dan Langkah Menyusun Peraturan Perusahaan
Sebelum menyusun peraturan perusahaan, penting untuk terlebih dahulu mempelajari apa saja materi atau isi yang ada di dalam peraturan perusahaan. Biasanya peraturan perusahaan wajib dibuat jika sebuah perusahaan sudah mempunyai lebih dari 10 orang pegawai dan berlaku sejak secara resmi disahkan oleh pejabat yang ditunjuk. Adapun beberapa hal yang perlu tercantum di dalam peraturan perusahaan adalah sebagai berikut :
- Tata tertib perusahaan yang mengatur operasional perusahaan harian di kantor
- Hak dan kewajiban pengusaha yang harus dijalankan secara seimbang
- Syarat-syarat kerja di perusahaan terkait
- Jangka waktu peraturan perusahaan berlaku yaitu selama 2 tahun, kemudian setiap habis masa berlakunya akan diperbarui kembali
Berikut langkah atau cara membuat peraturan perusahaan yang efektif :
1. Pelajari dan Pahami Undang-Undang Ketenagakerjaan yang Berlaku
Untuk memulai menyusun peraturan perusahaan, penting untuk mempelajari dan memahami terlebih dahulu Undang-undang Ketenagakerjaan yang berlaku. Biasanya agar supaya penyusunan peraturan bisa lebih optimal, dibentuk tim khusus yang berisi orang-orang yang paham betul tentang undang-undang ketenagakerjaan. Setelah undang-undang bisa dipahami dengan baik, kemudian barulah diimplementasikan dalam peraturan perusahaan yang akan dibuat.
2. Kaji Ulang Peraturan Perusahaan
Jika sebelumnya perusahaan sudah memiliki peraturan, maka ada baiknya untuk bisa mengkaji ulang terlebih dahulu peraturan tersebut. Agar supaya peraturan yang dibuat bisa efektif untuk diterapkan maka harus dikaji sejauh mana peraturan sebelumnya efektif untuk dijalankan oleh setiap karyawan perusahaan. Mungkin saja ada beberapa poin peraturan yang masih bisa diterapkan atau bisa mengetahui apa yang menyebabkan sebuah peraturan efektif atau tidak untuk dijalankan.
3. Prediksi Konsekuensi Peraturan Di Masa Mendatang
Setiap menjalankan bisnis, tentunya tak lepas dari konsekuensi yang bisa terjadi di masa yang akan datang. Anda bisa memikirkan dengan matang dari konsekuensi tersebut baik secara positif maupun negatif jika menerapkan peraturan tertentu di perusahaan tersebut. Pertimbangan terhadap konsekuensi yang bisa muncul di masa yang akan datang bisa membantu Anda untuk mendapatkan susunan peraturan yang tak berisiko memunculkan konsekuensi negatif.
4. Pahami Hak dan Kewajiban Karyawan Serta Perusahaan Dengan Baik
Hak dan kewajiban karyawan ataupun perusahaan harus diketahui serta dipahami dengan baik oleh kedua belah pihak tersebut. Perusahaan mempunyai hak untuk mendapatkan karyawan yang patuh peraturan dan kompeten di bidangnya. Sedangkan perusahaan memiliki kewajiban untuk membayarkan gaji tepat waktu serta memenuhi hak cuti karyawan sesuai aturan.
Harus ada aturan yang jelas terkait hak dan kewajiban untuk kedua belah pihak sehingga bisa meminimalisir konflik yang bisa terjadi di perusahaan. Jika memungkinkan, Anda bisa menyusun draft peraturan kemudian meminta saran pada serikat pekerja atau perwakilan pekerja untuk meminta saran perbaikan.
5. Tentukan Masa Berlaku Peraturan
Sebuah peraturan perusahaan idealnya memiliki masa berlaku selama 2 tahun atau lebih, disesuaikan dengan kebijakan perusahaan yang bersangkutan. Tujuannya adalah agar supaya perusahaan dan pekerja mengetahui sampai kapan peraturan tersebut diberlakukan dan kapan waktunya peraturan tersebut harus diperbarui. Ketika melakukan pembaruan peraturan perusahaan, disarankan untuk melibatkan peran perwakilan pekerja sehingga bisa mendapatkan susunan peraturan sesuai dengan kebutuhan kedua belah pihak.
6. Perhatikan Visi dan Misi Perusahaan
Jangan lupa untuk melakukan cara membuat peraturan perusahaan yang memperhatikan visi dan misi dari perusahaan yang bersangkutan. Sehingga bisa menyusun peraturan yang sesuai dengan apa yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan kerja sama yang baik antara perusahaan dan pekerja. Di samping itu, sangat penting untuk bisa mempelajari jenis perusahaan dari industri bidang apa sehingga peraturan yang dibuat bisa disesuaikan dengan baik.
7. Gunakan Pemilihan Kata yang Jelas
Pastikan untuk menggunakan pemilihan kata dan bahasa yang jelas, tak memunculkan pemahaman ganda sekaligus bisa dengan mudah dipahami semua kalangan di perusahaan. Hindari sebisa mungkin gaya bahasa yang ambigu atau menggunakan terlalu banyak majas sehingga bisa meminimalisir terjadinya salah tafsir dari setiap individu terkait. Biasanya untuk peraturan akan menggunakan jenis bahasa yang bersifat baku yaitu bahasa Indonesia baku dengan memperhatikan kaidah tata bahasanya.
8. Proses Penyusunan Draft Peraturan Perusahaan
Langkah yang berikutnya adalah untuk menyusun draft peraturan perusahaan yang mana berisi beberapa poin atau hal penting tentang peraturan yang akan diberlakukan di perusahaan. Seperti yang disebutkan di atas, usahakan untuk melibatkan perwakilan pekerja untuk mempelajarinya kemudian memberikan saran untuk perbaikan. Segera setelah draft siap maka bisa segera diserahkan ke Menteri Ketenagakerjaan untuk disetujui.
9. Serahkan Draft Ke Menteri Ketenagakerjaan
Jika semuanya yang ada di draft peraturan perusahaan sudah disetujui baik dari pihak karyawan atau perusahaan, kemudian langkah yang terakhir adalah untuk menyerahkan draft pada pihak yang berwenang. Anda bisa menyerahkan draft tersebut ke Dinas Ketenagakerjaan untuk melakukan pengesahan peraturan.
Jangan lupa untuk menyertakan permohonan tertulis yang di dalamnya memuat keterangan tentang perusahaan, naskah peraturan yang sudah ditandatangani sebanyak 3 rangkap dan bukti sudah meminta saran dari perwakilan perusahaan.
Draft peraturan perusahaan yang sudah diserahkan akan dipelajari, kemudian disetujui dan disahkan oleh Kementerian serta menerbitkan Surat Keputusan dalam jangka waktu selambat-lambatnya 30 hari setelah draft tersebut dikirim.
Jika ternyata draft masih belum memenuhi kriteria dari pihak Kementerian, kemudian akan dikembalikan dalam kurun waktu seminggu setelah pengiriman draft dari perusahaan. Di dalam draft yang dikembalikan akan berisi beberapa catatan khusus tentang bagian mana saja yang harus diperbaiki.
Agar supaya pembuatan peraturan perusahaan yang Anda upayakan bisa berjalan dengan lancar, ketahui juga apa saja syarat yang dibutuhkan dan harus dilengkapi untuk membuat peraturan perusahaan. Diantaranya adalah sebagai berikut :
- Peraturan disahkan oleh pejabat daerah yang berwenang yang bisa langsung diserahkan pada Dinas Ketenagakerjaan secara online sehingga pengesahan draft bisa lebih terpusat
- Peraturan perusahaan harus memuat beberapa hal penting yang harus ada di peraturan tersebut seperti hak dan kewajiban kedua belah pihak, syarat kerja, tata tertib dan jangka waktu berlaku peraturan perusahaan
- Melengkapi persyaratan kelengkapan dokumen untuk membuat peraturan perusahaan meliputi beberapa dokumen berikut :
- Peraturan perusahaan yang lama atau sebelumnya (jika sudah pernah memiliki peraturan perusahaan)
- Surat pernyataan tidak keberatan dari Ketua Serikat Buruh atau Serikat Pekerja
- Surat pernyataan tidak keberatan dari perusahaan jika buruh atau pekerja mendirikan Serikat Buruh atau Pekerja
Itulah beberapa langkah yang bisa dilakukan dalam cara membuat peraturan perusahaan yang efektif dan berhasil. Setiap perusahaan bisa memberlakukan peraturan tersendiri untuk setiap cabang maupun unitnya masing-masing. Peraturan yang dibuat bisa disesuaikan dengan kondisi masing-masing cabang perusahaan berdasarkan kewenangan yang diberikan oleh direktur perusahaan pada kepala cabang perusahaan yang bersangkutan.